IT資産管理をExcelで始める台帳項目と退職時チェックリスト

「会社のPCって、今、何台ありますか？」

この質問に即答できる中小企業は、意外と多くありません。「だいたい30台……いや、もう少しあるかも」。この“だいたい”が、セキュリティ事故とムダな出費の温床になります。いきなり高価なツールは不要。まずはExcel（または既存の表計算）の台帳からで十分です。

「それ、うちもある」——IT資産管理のあるある

• 退職者のアカウントが、半年放置されていた（気づいたのは棚卸しのとき）
• 使っていないSaaSに、毎月課金され続けていた
• 「このPC、誰が使ってるんだっけ？」が解決できない
• ソフトのライセンス本数を聞かれて、答えられずヒヤッ
• 管理表が人によってバラバラで、最新がどれか分からない

どれも「把握できていない資産」から起きる問題です。逆に言えば、台帳が1つあるだけで、多くは防げます。

なぜIT資産管理が必要なのか（3つの効き目）

• セキュリティ：どこに何があるか分からなければ守れません。退職者アカウント放置・所在不明PCは事故の入口。
• コスト：使っていないソフト、重複契約のSaaS。棚卸しでムダが見えます。
• ライセンス・契約の順守：多くは契約条件・利用規約・監査対応の問題（無断複製・契約違反は法令リスクにも）。

なぜ“いきなりツール”ではなく、Excelから始めるのか

「資産管理ツール（SaaS）を入れれば解決では？」——もっともな疑問です。それでも最初の一歩はExcelをおすすめする理由は3つあります。

1. まず「自社が何を管理すべきか」が分かる：ツールを先に入れると、その項目に振り回され挫折しがち。Excelで小さく始めると必要な項目が見えてきます（＝後のツール選定の“要件定義”）。
2. すぐ始められる：すでに表計算ソフトがあれば、追加コストをかけず今日から。
3. 小規模ならExcelで十分回る：数十台規模なら実用上問題なし。

Excelで管理項目を固めた会社ほど、後のツール移行に失敗しません。Excelは“妥協”ではなく“正しいスタート”です。

まず管理する「最小項目」（増やしすぎない）

確認・更新できる項目だけに絞るのがコツです（確認手段のない項目は載せても埋まりません）。

ハードウェア台帳（PC・サーバー等）

ソフトウェア／SaaS台帳

運用の最小手順——「更新が続く」3つのトリガー

1. 入社・退社時：アカウント・端末の付与/回収を反映 → 退職者放置を防ぐ
2. 購入・契約時：その場で1行追加（後でまとめては必ず漏れる）
3. 年1回の棚卸し：実物と台帳を突き合わせて差分修正

退職時チェックリスト（コピーして使える）

• 各種アカウントの無効化（メール、SaaS、社内システム、VPN）
• 貸与PC・スマホ・記録媒体の回収
• 共有アカウントのパスワード変更
• 入退館カード・物理キーの回収
• 台帳の状態を「返却済／廃棄」に更新

台帳そのものをどう守るか（見落としがち）

資産台帳は社内の機微情報の塊です。台帳自体の管理も決めておきましょう。

• 保存場所・編集権限：アクセス・更新できる人を限定
• 変更履歴・版管理：誰がいつ変えたかを追える状態に
• バックアップ：定期的に退避（消失・破損への備え）

現場の視点：台帳は“確認できる項目”だけにする

いちばん多い失敗が、台帳を欲張ること。管理項目は“理想”ではなく“運用能力”で決めるのが続くコツです。また、オンプレ・クラウド・SaaSを1枚で管理しようとしないこと。性質が違うものは種別ごとにシートを分けるだけで矛盾と混乱が減ります。

ライセンス管理：監査指摘を“起点”にして広げる

ライセンスは種類が多く、全部を一度にやると挫折しがち。範囲を絞る → 現状把握・可視化 → 小さくスタートが現実的です。実際の現場では、監査での「ID管理・権限の棚卸し」指摘が対応を進める起点になりました。指摘事項を起点に、ID棚卸し→権限の最小化→定期棚卸しの仕組み化、と広げるのが効きます。

まとめ

• IT資産管理はセキュリティとコストの土台
• まずは確認できる最小項目で、種別ごとに台帳を作る
• 入退社・購入・年1棚卸しの3トリガーで更新を回す
• 退職時チェックリスト・SaaS棚卸し・台帳自体の保護も忘れない

参考・出典

• 中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン（付録：資産管理台帳サンプルを含む）｜IPA